Våren 2019 ble PBL Mentor HMS tatt i bruk i alle Læringsverkstedets barnehager. – Et veldig bra digitalt system som gjør at jeg føler meg trygg på at HMS-arbeidet blir ivaretatt på en god måte, sier Linda Pettersen, daglig leder i Læringsverkstedet Munkebekken Idrettsbarnehage.
Linda Pettersen har noe lenger erfaring med PBL Mentor HMS enn mange av de andre barnehagene i konsernet og er full av lovord om det digitale HMS-systemet som hun mener har forenklet det viktige HMS-arbeidet betraktelig i barnehagen.
– Vi tok det i bruk allerede i desember 2016, og fikk teste systemet som en av pilotene i Læringsverkstedet. Jeg er veldig glad for at systemet nå er tilgjengelig i alle barnehagene våre, forteller hun.
Brukes hver dag
Pettersen er veldig opptatt av arbeidet med helse, miljø og sikkerhet, og har vært sentral i konsernets arbeid med PBL Mentor HMS i alle barnehagene.
– Opplæringsvideoene som ligger inne i systemet er gull når en barnehage skal implementere Mentor HMS. For det er litt å sette seg inn i men når du har gjort en grundig jobb der får du betalt for det senere, påpeker hun.
Det digitale HMS-systemet er daglig i bruk i Læringsverkstedet Munkebekken Idrettsbarnehage, og for Pettersen er det viktig at alle medarbeiderne hennes er trygge på å bruke verktøyet.
– Alle våre ansatte skal vite hvordan de bruker PBL Mentor HMS. Det er både lett å forstå seg på. Det er barnehagerelatert og oversiktlig, sier Pettersen.
I barnehagen har de utnevnt egen brannvernleder, førstehjelpsansvarlig og verneombud som alle har et ekstra ansvar innenfor sine områder.
Viktig og prioritert arbeid
Verneombud Sondre Sveen har jevnlig HMS som tema på avdelingsmøtene, hvor de blant annet har fokusert på ergonomi, støy og risikovurdering. En annen viktig oppgave for Sveen er å påse at alle rutiner blir fulgt opp, og at alle sjekklister til enhver tid er gjennomført. Hver måned gjennomfører han vernerunder i barnehagen, og sammen med fagleder Maiken Sønsterud og Linda Pettersen har de utarbeidet en rekke sjekklister utenom det som ligger i malbiblioteket til Mentor HMS.
– Det fungerer veldig bra. Ting som skal gjøres blir gjort, og vi ser også at de ansatte er flinke til å melde avvik. For oss er det viktig at avvik meldes og det inkluderer alle forhold som kan utgjøre en potensiell fare. Jo flere avvik vi får, desto bedre er det. Da ser vi at alle er oppmerksomme på HMS-arbeidet og at potensielle farer blir avdekket før det skjer noe alvorlig, sier Sveen.
Linda Pettersen og fagleder Maiken Sønsterud er i andre enden opptatt av å håndtere avvikene så raskt som mulig.
– Dette for å synliggjøre at også vi tar dette arbeidet på alvor. Det er viktig at den ansatte ser at avviket er sett og blir håndtert. Hvis ikke kan vi risikere at en ansatt slutter å melde avvik, påpeker Sønsterud.
For Linda Pettersen er det en stor trygghet å se at rutinene fungerer så godt. Alt som skjer i Mentor HMS lagres digitalt, og hun kan huke av og godkjenne når en jobb er utført.
– Vi har et stort bygg med ni avdelinger og jeg kan ikke se alt til enhver tid. Alt blir veldig mye mer oversiktlig, sier hun.
Mindre tid på HMS
Til tross for at de ansatte i Læringsverkstedet Munkebekken Idrettsbarnehage jobber mye med HMS i det daglige, så mener Linda Pettersen at de samlet sett bruker mindre tid i dag enn de gjorde da de hadde et HMS-system med papir og permer. Sondre Sveen anslår at han bruker rundt 2,5 time i måneden på å følge opp og holde HMS-arbeidet oppdatert til enhver tid.
– Jeg er helt klar på at vi gjør en mye grundigere jobb i dag, men det er så effektivt når du har alt på telefonen, at vi kan bruke mindre tid på HMS og mer tid på barna. I tillegg involverer vi også barna i HMS-arbeidet, med blant annet brannvernuka og førstehjelpsuka, påpeker Linda Pettersen.
Tilsyn
Alt arbeidet som Læringsverkstedet Munkebekken Idrettsbarnehage gjør knyttet til helse, miljø og sikkerhet lagres digitalt i Mentor HMS. Alle fra vernerunder og sjekklister til årsservicer ligger lett tilgjengelig dersom det kommer et tilsyn til barnehagen.
– Vi har ikke hatt annet enn el-tilsyn så langt, men tilsynsmyndigheten må gjerne bare komme, for her ligger alt de måtte ønske lett tilgjengelig og oversiktlig i Mentor HMS. Det er veldig enkelt å finne frem dokumentasjonen i ettertid. Uten tvil enklere enn da vi samlet alt av HMS-arbeid i permer, sier Pettersen og innrømmer at overgangen til et digitalt system var litt skummelt til å begynne med.
– Det tok litt tid før jeg turte å slippe all skriftlig dokumentasjon som vi hadde samlet opp gjennom årene. Jeg hadde lenge fire-fem permer stående på kontoret, men til slutt kastet jeg dem.
Konsernløsning
PBL Mentor HMS er i konstant utvikling for å gjøre hverdagen så enkel som mulig for barnehagene. Læringsverkstedet Munkebekken Idrettsbarnehage er en av de som har hatt tett kontakt med utviklerne og kommet med flere innspill på ulike områder som kan forbedres. Deriblant for å få en modell av HMS-systemet som er tilpasset konsernene slik som Læringsverkstedet.
– Konsernene kan blant annet få mulighet til å lage felles HMS-rutiner gjeldende for alle barnehager. Gjennom personalhåndboken kan de også lage felles personalpolitikk. Er de medlem i PBL har de også tilgang til lederhåndboken, forklarer produkteier for PBL Mentor HMS, Marianne Amundsen Bergrud.
Akkurat nå jobbes det med et dashbord som etter planen skal lanseres i løpet av våren 2020. Denne funksjonen vil være nyttig både for enkeltbarnehager og konsern ved at man kan hente ut statistikker og oversikt over HMS-arbeidet for barnehagene.
– Her kan man for eksempel hente ut oversikt over alle avvik og registreringer. Da kan man se om det er tider på året det meldes inn flere avvik, om det er barnehager som er særdeles flinke eller som slurver med sjekklistene.
Vil du prøve PBL Mentor HMS?
Har du ikke PBL Mentor HMS i din barnehage, så kan du prøve ut systemet helt uforpliktende i 30 dager. Vi gir deg den hjelpen og veiledningen du ønsker i prøveperioden.
