Personvernerklæring PBL Mentor Kidplan

Denne personvernerklæringen forteller hvordan vi behandler personopplysningene dine og hva som er formålet med behandlingen. PBL Mentor tar ditt personvern på alvor og vi vil sørge for at vi behandler opplysninger vi har om deg i tråd med personvernlovgivingen. Personopplysninger er alle opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Dette kan f.eks. være navn, bosted, e-postadresse eller teknisk informasjon når du bruker våre tjenester. I denne personvernerklæringen gir vi deg informasjon om hvordan vi bruker og beskytter dine personopplysninger og hvilke personvernrettigheter du har.

 

Personvernombud

Har du spørsmål som angår vår behandling av personopplysninger, vennligst ta kontakt med vårt personvernombud på e-post: personvernombud@pbl.no

 

Når er PBL Mentor AS databehandler og behandlingsansvarlig?

PBL Mentor AS er både databehandler og behandlingsansvarlig i PBL Mentor Kidplan. Under gir vi en kort beskrivelse over hva de forskjellige rollene innebærer og når PBL Mentor AS er det ene eller det andre tilfellet. Vi ønsker å gjøre våre kunder oppmerksomme på at PBL Mentor AS behandler alle personopplysninger i henhold til lovkravene i personopplysningsloven.

 

Databehandler

En databehandler er en som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige. PBL Mentor AS er databehandler for barnehagen når du registrerer personopplysninger i PBL Mentor Kidplan. Ved avtaleinngåelse blir det derfor inngått en databehandleravtale om hvordan vi som databehandler forvalter disse opplysningene.

 

Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig er en som samler inn personopplysninger til et bestemt formål. I tillegg skal den behandlingsansvarlige sørge for et behandlingsgrunnlag og at personopplysningene blir behandlet på en sikker måte (innsyn, retting og sletting). Øverste leder av barnehagen er behandlingsansvarlig for data som behandles i PBL Mentor Kidplan. PBL Mentor AS er behandlingsansvarlig for alle opplysninger som vi samler inn i forbindelse med en avtaleinngåelse om PBL Mentor Kidplan. I tillegg er vi behandlingsansvarlig for personopplysninger vi henter inn når du har spørsmål om produktet, ønsker informasjon om produktet, eller ønsker å melde deg på våre arrangementer og nyhetsbrev. Vi samler ikke inn informasjon ut over det tiltenkte formålet.

 

Hvilke opplysninger samler vi inn?

Ved inngåelse av kundeforhold, samles det inn opplysninger som navn på bedrift, postadresse, fornavn og etternavn på daglig leder, e-postadresse og telefonnummer. Vi trenger disse opplysningene for å administrere avtaleforholdet, herunder lage brukertilgang og fakturering.

Opplysningene lagres både i vårt interne kunderelasjonssystem i PBL og i PBL Mentor Kidplan ved opprettelse av brukertilgang. Det er bare ansatte i PBL som har tilgang til kunderelasjonssystemet. Ingen opplysninger fra dette systemet blir delt med selskaper utenfor PBL.

 

Når du besøker våre nettsider benytter vi analyseverktøy fra Google Analytics for å kunne utarbeide oversikt over hvordan de forskjellige funksjonene i våre løsninger brukes slik at vi kan forvalte og forbedre våre tjenester. Data innsamlet for denne analysen blir behandlet i anonymisert form og kan ikke identifisere enkeltpersoners bruk av løsningen. Videre benytter vi Microsoft Application Insights til å analysere trafikk, ytelse og feilovervåking. Også denne informasjonen er anonym og kan ikke identifisere enkeltbrukere. Se egen side for informasjon om bruk av informasjonskapsler. Våre webservere lagrer IP-adresse når du besøker nettsider hos oss, dette for å kunne avdekke eventuelt misbruk av våre tjenester. IP-adressene lagres i logger utenfor de leverte tjenestene og er kun tilgjengelig for driftspersonell hos PBL Mentor. Loggene slettes etter 14 dager.

 

Når du bruker foreldreappen Kidplan, benytter vi analyseverktøy fra Microsoft Application Insights og Microsoft App Center til å analysere trafikk, ytelse og feildeteksjon, samt Google Firebase Cloud Messaging for å kunne sende pushmeldinger med varsler og påminnelser til appen. Informasjonen som blir registrert ved analysen er anonym og kan ikke identifisere enkeltbrukere.

 

Hvis du har spørsmål om produktet, ønsker informasjon om produktet eller ønsker å melde deg på våre arrangementer, så samler vi inn dine personopplysninger for å gi deg svar på henvendelsen. I disse tilfellene kan det være snakk om fornavn og etternavn, postadresse, e-postadresse og telefonnummer. Hjemmel for innsamling av personopplysningene er basert enten på å oppfylle forpliktelser knyttet til kontrakter, eller innsamling basert på det som kalles en berettiget interesse. Det vil si at vi trenger disse personopplysningene for å kunne gi god kundebehandling.

 

Data som behandles i løsningen

Barnehagen er behandlingsansvarlig for personopplysninger som registreres i løsningen. Ved spørsmål knyttet til dette, kontakt barnehagen. Som leverandør av tjenesten Kidplan er PBL Mentor databehandler for følgende personopplysninger:

Barn

Navn, etternavn, bilde, fødselsdato, registreringer gjort på barnet i barneloggen, fritekstinfo og dokumenter knyttet til barnet som går i barnehagen.

Foresatte

Navn, etternavn, relasjon til barnet, e-post, adresse, postnummer, samtykke, telefon og fritekstinfo.

Ansatte

Navn, bilde, telefonnummer, e-post og fritekstinfo om ansatte som har brukertilgang til PBL Mentor Kidplan.

 

Behandlingsgrunnlag

Behandlingsgrunnlaget som står beskrevet i personvernforordningen artikkel 6 b er årsaken for innhenting av personopplysninger som vi er behandlingsansvarlig for. Det vil si at PBL Mentor AS samler inn personopplysninger for å kunne oppfylle og inngå en kontrakt.

 

 

Slik beskytter vi opplysningene dine

Utlevering av personopplysningene til andre

For å levere tjenestene til våre kunder og brukere av løsningen benytter vi eksterne leverandører for enkelte funksjoner i løsningen. All behandling av personopplysninger som blir levert til slike leverandører, er regulert gjennom databehandleravtaler, og benyttes kun til det formål tjenesten er avtalt. Alle data som utveksles, lagres innenfor EU (i henhold til GDPR). I PBL Mentor Kidplan gjelder det følgende leverandører:

  1. MailGun

Benyttes for utsending av e-post fra løsningen. Data som deles med leverandør er e-postadressen til mottaker og den aktuelle meldingen som sendes. Se  https://www.mailgun.com/gdpr/ for MailGun’s håndtering av disse opplysningene.

  1. LinkMobility

Benyttes for utsending av SMS fra løsningen. Data som deles med leverandør er telefonnummer til mottaker og den aktuelle meldingen som sendes. Se https://linkmobility.com/privacy/ for LinkMobility’s håndtering av disse opplysningene.

  1. Lovpålagt myndighet

 

Lagringstid

De personopplysninger som PBL Mentor er behandlingsansvarlig for, vil slettes fra løsningen så snart formålet de ble innhentet for opphører (én måned etter avtalens utløpstid). Personopplysninger som barnehagen er behandlingsansvarlig for, vil slettes når barnehagen instruerer PBL Mentor som databehandler om det. Når barnehagen utfører en sletting av informasjon om registrerte personer i løsningen (ansatte, foresatte eller barn), vil alle personopplysninger om vedkommende slettes og bruksdata for aktuell person blir anonymisert. Det vil ikke være mulig å gjenskape personopplysninger etter at en sletting er utført.

 

Hvordan PBL Mentor AS beskytter dine data

Alle data i løsningen er lagret i PBL Mentors eget datasenter i Norge og er kun tilgjengelig for dedikerte ansatte i PBL Mentor AS. Vi beskytter de lagrede opplysningene på ulike måter, gjennom brannmurer, tilgangsstyring, to-faktorautentisering, og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre. Det er bare godkjente personer som kan få tilgang til personopplysningene dine, og vi kontrollerer deres behandling av personopplysninger i datasystemene. Alle ansatte som har tilgang til de lagrede data har i tillegg signert taushetserklæring.

 

Dine rettigheter

Innsyn i egne opplysninger

Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg.
Les mer om retten til innsyn

 

Korrigering av personopplysninger

Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.
Les mer om retten til å rette eller supplere opplysninger

 

Sletting av personopplysninger

I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv.
Les mer om retten til sletting

 

Begrensning av behandling av personopplysninger

I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.
Les mer om retten til begrensning

 

Protestere mot en behandling av personopplysninger

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.
Les mer om retten til å protestere

 

Dataportabilitet

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.
Les mer om retten til dataportabilitet

 

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende oss e-post til mentor@pbl.no eller personvernombud@pbl.no

 

Du kan klage på vår behandling av personopplysninger

Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Si da gjerne først i fra gjennom den kontakten eller kanalen du allerede har etablert med oss. Du kan også kontakte vårt personvernombud for å søke råd og veiledning. Personvernombudet har taushetsplikt dersom du ønsker å si ifra om noe i fortrolighet. Kontakt vårt personvernombud: personvernombud@pbl.no  

 

Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger. Dette gjør du til Datatilsynet.