Personvernerklæring PBL Mentor HMS

Denne personvernerklæringen gjelder for den nettbaserte HMS-løsningen, PBL Mentor HMS.
PBL Mentor HMS eies og driftes av PBL Mentor AS, et datterselskap til PBL (Private Barnehagers Landsforbund).

Formål

PBL Mentor HMS består av fire moduler. HMS-modul, Personalhåndbok, Lederhåndbok og modul for sykefravær og oppfølging. 

HMS-modul:

Formålet er å fungere som bedriftens HMS-håndbok og internkontrollsystem.

Personalhåndbok:

Formålet til personalhåndboken er å være et oppslagsverktøy for bedriftens ansatte, om deres rettigheter i arbeidsforholdet.

Lederhåndbok:

Formålet til lederhåndboken er å fungere som et oppslagsverktøy for leder når det gjelder arbeidsgiverrelaterte tema knyttet til ansettelsesforholdet.

Modul for sykefravær og oppfølging (PBL Mentor Frisk):

Formålet til denne modulen er å lage sykefraværsstatistikk over ansattes sykefravær. Systemet er også laget for å oppbevare oppfølgingsnotater som leder gjør i forbindelse med oppfølgingssamtaler med en sykmeldt ansatte. Dette betyr at modulen vil lagre og oppbevare sensitive personopplysninger om ansatte i virksomheten.

 

Innhenting av opplysninger ved avtaleinngåelse

PBL Mentor AS er behandlingsansvarlig for alle opplysninger som samles inn i forbindelse med en avtale om PBL Mentor HMS. Ved inngåelse av kundeforhold samles det inn opplysninger som navn på bedrift, postadresse, fornavn og etternavn på daglig leder, e-postadresse og telefonnummer.

Vi trenger disse opplysningene for å kunne lage en brukertilgang til daglig leder som skal være administrator i systemet. I tillegg trenger vi denne informasjonen til fakturering. Opplysningene lagres både i vårt interne kunderelasjonssystem i PBL og i PBL Mentor HMS ved opprettelse av brukertilgang.

Det er bare ansatte i PBL som har tilgang til kunderelasjonssystemet. Ingen opplysninger fra dette systemet blir delt med selskaper utenfor PBL.

Du kan når som helst be om å få disse opplysninger slettet fra våre systemer. Men vi kan ikke garantere at vi kan opprettholde vårt kundeforhold uten disse opplysningene.

 

Brukertilgang

I PBL Mentor HMS får du tilgang til passordbeskyttet innhold. For å få tilgang må du registrere deg med en personlig bruker knyttet til virksomheten du representerer. Formålet med behandlingen av personopplysninger er å gi deg en personlig bruker som kan brukes til innlogging på PBL Mentor HMS og i PBL Mentor Frisk, samt at PBL unngår misbruk av tjenesten.

Du må selv lage brukertilgangen ved å opprette et passord. Du kan kontakte oss i PBL Mentor for å få opplysningene dine slettet eller korrigert.

 

Nyhetsbrev PBL Mentor HMS

PBL Mentor HMS sender ut nyhetsbrev til sine kunder 3-6 ganger i året. I nyhetsbrevet får du som kunde informasjon om utviklingen av produktet. Vi bruker nyhetsleverandøren SendinBlue for utsendelse av vårt nyhetsbrev.

SendinBlue er en leverandør som er underlagt EUs personvernforordning. Alle e-postadresser til våre kunder lagres i databasen til SendinBlue. Du kan når som helst melde deg av vårt nyhetsbrev ved å trykke på «avmelding» nederst på nyhetsbrevsiden. Etter avmelding vil vi slette din e-postadresse fra databasen til SendinBlue.

 

Nettstatistikk og logger

PBL Mentor HMS benytter Google Analytics, Azure Application Insights og logger for å optimalisere nettstedene våre og finne feilkilder. Opplysningene brukes i en form hvor enkeltindivider ikke kan identifiseres.

Når du besøker nettstedene våre lagres din IP-adresse i logger for bruk til innbruddsdeteksjon og feilsøking. Logger fjernes når de ikke lenger er relevant til de angitte formålene.

 

Databehandleravtale

Øverste leder av virksomheten er behandlingsansvarlig for alle opplysninger som ansatte i din virksomhet laster inn i PBL Mentor HMS. PBL Mentor AS blir i dette tilfellet databehandler. Ved avtaleinngåelse, blir det derfor inngått en databehandleravtale om hvordan vi som databehandler forvalter disse opplysningene.

 

Opplysninger som lagres av deg i PBL Mentor HMS

I HMS-modulen kan bedriften lage rutiner og bruke digitale verktøy for blant annet avviksregistreringer, sjekklister, tiltaksplaner og risikovurderinger. Systemet logger navn, etternavn og tidspunkt på de ulike registreringene som gjøres av den innloggede brukeren. Disse opplysningene vil bli lagret også etter at brukertilgangen er slettet. Dette av hensyn til bedriftens dokumentasjonskrav for helse, miljø- og sikkerhetsarbeidet.

HMS-modulen inneholder også et arkivsystem hvor du kan laste opp bedriftens HMS-dokumentasjon. Arkivfunksjonen er ikke egnet for opplasting av personopplysninger ettersom alle bedriftens ansatte med tilgang til PBL Mentor HMS, vil ha tilgang til denne.

I HMS-modulen finnes det også en leselogg hvor det lagres informasjon om hvem som har lest de ulike rutinene i PBL Mentor HMS. Det lagres dato og klokkeslett for når en rutine ble lest. Det er bare administrator av systemet som har tilgang til leseloggen. Når en brukertilgang slettes, vil også leseloggen slettes fra systemet.

I modulen sykefravær og oppfølging lagres sensitive personopplysninger om ansattes sykefravær og oppfølgingssamtaler. Det er bare daglig leder i virksomheten som får tilgang til dette systemet. For innlogging benyttes det to-trinns bekreftelse. Det betyr at daglig leder må identifisere seg to ganger ved innlogging.

For innlogging benyttes eget brukernavn som er opprettet av PBL Mentor sin support-avdeling, samt passord som opprettes av deg som bruker ved 1.gangs innlogging.  I tillegg benyttes en kode som blir tilsendt på e-post.

Dersom det er behov for å hente ut personopplysninger, kan daglig leder når som helst ta kontakt med PBL Mentor for å hente ut opplysninger fra systemet.

 

Tredjepart

PBL Mentor HMS lagrer alle opplysninger i egen database lokalisert i Bodø. Ingen opplysninger blir levert ut til en tredjepart eller deles med andre selskaper utenfor PBL.