Internkontroll er barnehagens egenkontroll av HMS-arbeidet i barnehagen. Den skal sikre at barnehagen følger interne og eksterne krav og lover.

Det stilles krav til revisjon av internkontrollarbeidet i barnehagen. Seniorrådgiver i PBL Mentor HMS, Petrine Skog, deler noen eksempler på hva du bør gjennomgå i en revisjon.

− Først må du få en oversikt over rutiner, lovkrav og eventuelle lovendringer. Revisjon handler om å forsikre seg om at praksis er i overenstemmelse med forhåndsdefinerte krav. Barnehagen må gjøre en vurdering av om rutinene fungerer slik de er tenkt, sier Skog.

Vanligvis gjennomføres en revisjon av internkontrollen en gang i året, ofte i begynnelsen av året.

Hvordan revidere internkontrollen

I PBL Mentor HMS er det en egen rutine og sjekkliste for revisjon. Dette kan hjelpe barnehagen i gang med arbeidet.

− Sjekklisten for revisjon kan brukes til skriftlig dokumentasjon på revisjon av HMS-arbeid, sier Skog og gir eksempler på punkter dere kan gjennomgå i revisjonen:

  • Rutine for avvikshåndtering og se over at det stemmer med praksis
  • Gjennomgang av avvik og tiltaksplan
  • Evaluere HMS-mål og sette nye for året
  • Se over årshjul og eventuelt gjøre endringer for det kommende året
  • Gjennomgang av eventuelle endringer i lovverket. Alle PBL Mentor HMS-kunder får varsel ved endringer, så vær oppmerksom på oppdateringer i de ulike håndbøkene.
  • Se over organisasjonskart og ansvarsområder, stemmer dette?
  • Har vi nye verneombud eller andre med opplæringsbehov?
  • Se over beredskapsplaner
  • Fungerer eksisterende rutiner i praksis?

− Et lite tips er å også se over og tilpasse rutinen «Internkontroll i PBL Mentor HMS», hvor barnehagen kan beskrive arbeidet med internkontroll i PBL Mentor, sier Skog.

Jobb systematisk ved hjelp av årshjul

PBL Mentor Bedriftshelsetjeneste har god kunnskap om revisjonsarbeid og kan bistå barnehagen.

Avdelingsleder i PBL Mentor Bedriftshelsetjeneste, Hanne Bjerke, tipser barnehagen om å bruke årshjulet som ligger i HMS-verktøyet.

− Vi har utarbeidet et forslag til årshjul som barnehagen gjerne kan bruke som inspirasjon i revisjonsarbeidet. Det er en nyttig mal for å planlegge de større HMS-oppgavene i løpet av året, hvor du for eksempel kan sette opp faste oppgaver du skal jobbe med, sier hun.

I årshjulet er alle HMS-områdene spredt utover et år.

Her finner du årshjulet

− Hvis barnehagen følger årshjulet, vil du være innom alle områdene som barnehagen må jobbe med for å oppfylle lovkravene. Vi i PBL Mentor Bedriftshelsetjeneste kan hjelpe din barnehage i arbeidet med å sette opp og tilpasse et årshjul, sier Bjerke og oppfordrer deg til å ta kontakt.

Ta kontakt med PBL Mentor Bedriftshelsetjeneste!