Dette er et spørsmål vi i PBL Mentor ofte får høre. Nesten utelukkende svarer vi; «ta det med ro, dette går helt fint». Fordi det gjør det. For de fleste handler det mest om å skaffe seg oversikt og kunne vise frem dokumentasjon på at dere følger reglene som gjelder.

 

Flere tilsynsbesøk i året

Noen barnehager og skoler kan oppleve å få flere tilsynsbesøk i løpet av ett og samme år. I barnehager og skoler skal dere passe på både barn og ansatte. Det betyr at dere har dobbelt opp med HMS-krav, og litt flere tilsyn som bryr seg om dere. De vanligste tilsynene er kommunen og arbeidstilsynet.

Kort fortalt så sjekker kommunen at barna har det bra, og at de får det barnehagetilbudet de har krav på. Arbeidstilsynet undersøker om arbeidsforholdene til de voksne er gode. I tillegg er det noen andre myndigheter som kan komme på besøk. Her er en oversikt:

  • Kommunens helse- og miljøtilsyn
  • Arbeidstilsynet
  • Kommunens skole- og barnehageetat
  • Branntilsynet
  • Det lokale el-tilsynet
  • Datatilsynet
  • Mattilsynet

Tilsynsmyndighetene sin jobb er å sjekke at ansatte, barn og unge har trygge og gode forhold. Under et tilsyn skal de både veilede og kontrollere at dere gjør det som er bestemt og nedskrevet i lover og regler. Dette er bra, fordi det hever kvaliteten.

Når tilsynet banker på døra, har de ofte med seg noen lover og regler som de vil sjekke ut. Dette kan for mange virke litt skremmende og uoversiktlig, helt til du skaffer deg oversikt. Her følger noen tips til hvordan du kan gå frem under forberedelsene.

 

Tips til forberedelser for å skaffe deg oversikt før tilsynet:

  • Få kontroll på hvilket tilsyn det er som kommer og hvilke lovkrav som er aktuell for akkurat dette tilsynsbesøket.
  • Undersøk hva lovkravene betyr. Sjekk om det finnes en veileder. Forskrift om miljørettet helsevern har en egen veileder for barnehager og en egen veileder for skole.
  • Sjekk om dere har nedskrevne rutiner som forteller hvordan dere praktiserer lovkravene i det daglige arbeidet.
  • Sjekk om praksisen stemmer med de nedskrevne rutinene. Snakk med kollegaer for å høre om de kjenner til rutinene. Dersom dette ikke stemmer, må dere enten endre de nedskrevne rutinene eller endre praksisen.
  • Undersøk om dere har dokumentert annet internkontrollarbeid som risikovurderinger, tiltaksplaner, avviksregistreringer og revisjoner dere har utført.
  • Ta kontakt med PBL bedriftshelsetjenesten dersom du trenger hjelp til forberedelser, eller dersom du vil at de skal være med på tilsynet.
  • Sett på kaffe, og ta vel imot tilsynet. Både dere og tilsynet har samme mål; sikre at barn og ansatte skal ha det trygt og godt hos dere.

 

For deg med PBL Mentor HMS

Dersom du bruker PBL Mentor HMS kan du enkelt opprette en lesetilgang til tilsynsinspektøren før tilsynet, slik at du slipper å skrive ut dokumentasjon på alt dere har gjort. Dette sparer både tid og miljø.