– Da skolene stengte ned på grunn av koronautbruddet i mars, fikk vi et akutt behov for bedre dokumentasjon og kontroll på smittevernsrutiner. Da ble PBL Mentor HMS redningen, forteller pedagogisk rådgiver i Sveio kommune, Bjørn Tore Enerstvedt.
Da koronapandemien brøt ut i Norge i mars i år, ble skolene brått stengt ned. Da de gjenåpnet igjen i slutten av april, kjente administrasjonen og rektorene i Sveio kommune på behovet for et bedre HMS-system. Det holdt ikke med papirlister når tiltaksnivået ble hevet så betydelig innen blant annet smittevern.
Enerstvedt fikk tips fra barnehagene i kommunen om verktøyet PBL Mentor HMS, som barnehagene allerede benyttet og hadde gode erfaringer med. I PBL Mentor HMS finnes rutine- og beredskapskortmaler som skoler kan benytte seg av i sitt HMS-arbeid. Malene er alltid oppdatert til gjeldende lover og regler.
– Vi prøvde systemet ut i en times tid og fant raskt ut at det var dette vi hadde behov for. Sjekklistene var det viktigste for oss da, samt å ha all dokumentasjon samlet i ett digitalt system. Prisen var heller ikke avskrekkende, forteller Enerstvedt.
Et godt og enkelt system
Det gikk raskt og greit å komme i gang med å bruke PBL Mentor HMS. Sjekklistene for koronasmittevern var de viktigste til å begynne med. Nå er de for lengst blitt rutine og skolene i Sveio kommune har tatt i bruk de fleste funksjonene i PBL Mentor HMS.
– Implementeringen gikk veldig fint. Som sagt tok vi først i bruk sjekklister i systemet, samt at vi tilpasset og publiserte egne lister. Nå skal vi også se på tiltakskort og beredskapsmaler, og sikre disse opp mot eksisterende praksis. Dette er noe vi har jobbet mye med fra før, men som vi ser at det finnes gode løsninger for i PBL Mentor HMS, sier Enerstvedt.
God oppfølging og service
Siden skolene i Sveio tok i bruk systemet, har de fått god oppfølging og opplæring, samt at de har fått mulighet til å melde tilbake om det var noe de ikke fant helt ut av.
– Vi har fått veldig bra oppfølging. Vår kontaktperson har vært veldig tilgjengelig og lydhør for våre innspill. Hun har også vært i direkte kontakt med en del av rektorene. Det opplever vi som et stort pluss som kunde – at vi faktisk blir hørt og fulgt opp, sier Enerstvedt.
Smart dokumentasjon av aktivitetsplikt i mobbesaker
Skolene i Sveio kommune har jobbet mye med rutiner for mobbesaker. Det har lenge vært et viktig og prioritert område. Med PBL Mentor HMS blir det enklere å dokumenter og følge opp tiltak i slike saker.
– Vi skal nå se på rutinene som ligger i PBL Mentor for mobbing og krenkelser. Her vil vi også sikre våre rutiner opp mot det som ligger i PBL Mentor HMS. Det blir fint å få dokumentasjonen samlet i et digitalt system, slik at vi lettere både kan følge opp tiltak og dokumentere håndteringer, sier Enerstvedt.
Anbefaler PBL Mentor HMS til andre
Skolene i Sveio har så langt gode erfaringer med systemet og anbefaler det gjerne til andre skoler, både kommunale og private.
– HMS er et langsiktig og viktig arbeid og det finnes ingen snarveier. Verktøyet har svart veldig godt til de forventningene vi hadde, og vi ser at kvaliteten på HMS-arbeidet heves og at arbeidstrykket vil lettes fremover.
Vil du prøve PBL Mentor HMS i din skole eller barnehage?
PBL Mentor HMS har laget rutine- og beredskapskortmaler som skoler kan benytte seg av i sitt HMS-arbeid. Disse malene er alltid oppdatert til gjeldende lover og regler.
Du kan prøve PBL Mentor helt gratis og uforpliktende i din skole, barnehage, bydel, kommune eller konsern i dag! Fyll ut skjema og få tilgang.
Vi gir deg den hjelpen og veiledningen du ønsker i prøveperioden.